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无纸化会议系统技术方案

发布时间: 2015-04-11 来源: 本站

无纸化会议系统解决方案


客户需求
       随着传统的会议组织都会涉及会前准备、会中研讨、会后汇总等繁琐的工作。加之的特殊性质,很多会议涉及不同等级的资料保密。目前,公司各类会议均采用传统的政府组织方式,所以存在会前纸质资料与铭牌准备过程繁琐、工作量大且缺乏应变能力;会场排位手工管理、机动性差、效率低;演讲信息集中于传统大屏幕,距离远者观看困难,且不便实时交互;会议中资料修改情况难以记录,讨论过程无法保存;与会人员与服务人员间沟通不畅;纸质材料可能导致泄密,安全无法保障,对高端机密会议造成严重威胁,可能导致重大损失等等问题。随着信息化会议时代的来临,对智能会议需求不断提高,网络的应用、轻薄高清显示设备面世、触摸技术的不断提高等使智能化会议普及成为了可能。

      同时,会议资料管理还处在传统的文档管理方式。会议资料打印成册,既浪费了人力、财力,又增加了内部会议资料泄露的风险。无纸化会议管理系统的建设可提高自动化办公效率,实现无纸化会议、无纸化案件讨论,可降低行政办公费用,提高协同办公效率。
 
方案简介

      无纸化会议系统管理平台,可提供丰富的会议功能,协助会议主办方对整个会议流程进行高效便捷的控制,对会前准备,会中管理以及会后归档操作提供多种服务功能,保证会议正常、有序、安全地进行。无纸化会议系统终端配备会议应用,可支持电子桌牌显示、签到图像采集、多媒体播放、视频会议、投票表决、呼叫服务、办公文稿阅读等多种常见的会议功能,又集成有电子白板、手写批注、同步文稿演示、文稿导读、共享到投影仪等高级会议功能,充分满足参会者的各项需求。在整个会议过程中,无纸化会议系统可以为参会人员提供绝佳的数字化办公体验,所有的操作均通过一台终端完成,简化了纸质文件的使用,极大推进无纸化会议办公水平的发展与进步。 

       


 
方案组成

     无纸化会议系统全部采用标准的网线或无线路由设备进行连接及扩展,对各种规格的会议室均具有良好的适应性,施工难度低。

有线联网方式:采用千兆骨干网+百兆分支网配置方式,使用Cat.6/Cat.5e网线进行连接。




图 无纸化会议系统有线连接-标准连接


       无线联网方式:采用千兆骨干网+无线分支网配置方式,使用CAT.6/CAT.5E网线,无线通讯组件进行连接。

n 中央节点连接采用链型拓扑结构,由千兆以太网提供可靠保证,支持超大规模并发。

终端通过无线通讯组件接入,可以直接应用于临时场所及不适合布线的会场,极大提升了系统的复用性。



图 无纸化会议系统无线连接-标准连接

系统功能

管理与设置

无纸化会议系统管理端拥有丰富的管理与设置功能,包括设备管理、座位编辑、考勤管理与背景设置等功能。分别对会议室座位、终端设备及会议考勤等进行管理与设置

设备管理:可以添加或删除参会平板电脑的Mac地址,编辑席位编号、添加或删除席位等。

座位编辑:用于管理会议室参会者的席位排布,与会者名称等信息。

考勤管理:可以实时查看全体参会者出席情况,能够看到具体席位的出勤人姓名与签到时间。同时可以将此次会议的出勤情况全部导出。

资料管理:会议资料可以进行分级管理,会议助理使用管理端上传资料时可以设置资料使用权限。参会者可自由查看、标注有权限的文档资料。

背景设置:会议助理可以选择会议室背景,也可以自定义新的模板,设置后,统一将背景发送给全体参会者。

资料阅读

参会者可以对现有文档进行查阅,查阅过程中可以做同步的手写批注。

主讲人将本地操作同步全体人员时,全体参会者可以选择同步观看会议文件演示,也可以在观看的同时,自主查看其他会议资料。

(主要包括常用的word、PPT等文档)

会议议程

会议助理可以在管理端编辑会议议程,并发布会议议程,发布会议议程后,全体参会者都可以在本地Pad查看会议议程的具体内容;会议助理也可以将会议议程切换到大屏幕,全体参会者无需自己动手操作,即可看到大屏幕的会议议程全部内容。

会议投票

需要全体参会者参与意见表决时,会议助理在管理端可以直接发起投票,投票内容均为选择题,由会议助理统一编辑投票内容和选项,参会者选择具体选项即可,无需输入汉字。会议助理编辑好后可以发送至参会者终端,大家各自使用终端投票;也可以将投票内容和选项显示至大屏,进行现场投票。投票结束后,会议助理可以将投票结果进行保存,也可以将投票结果显示至大屏幕,让全体人员查看投票结果。

便捷的信息传送

会议过程中会议助理可以通过“发送消息”功能,向全体人员或者某位参会者发送消息,参会者收到消息后,可以选择回复消息。比如开会时,有紧急事件需要领导马上处理,此时,会议助理可以单独向领导发送消息,既不影响会议正常进行,领导又可以及时处理紧急事件。

会议存档

支持会议内容存档,包括会议中使用的会议文件存档、会议结论存档、文件标注存档等,同时,会议助理可在会议结束后对保存的存档内容进行管理。

我们的服务

       哲浩集成作为综合解决方案提供商和服务提供商,可以为用户提供无纸化办公系统解决方案的整体化服务。主要包括:用户访谈和需求澄清、系统详细设计、系统部署和方案实现、长期的系统维护及技术支持。









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